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Branchen · Recht

Akte. Frist. Entscheidung.

Anwaltliche Dokumente werden in eine einheitliche Aktenordnung übernommen, Fragen werden aus dem Dokument selbst beantwortet, und Fristen werden erfasst. Das Modell läuft auf der eigenen Hardware der Organisation; Dokumente verlassen sie nicht.

On-Premises-Betrieb

Auf das Dokument begrenzte Antwort

Berechtigungstrennung

01 /

Vom Dokument zur Entscheidung, erfasst.

  1. Aktenordnung

    Vollmacht, Schriftsätze, Zustellungen und Anlagen werden in einer Aktenordnung gebündelt; welches Dokument zu welcher Akte gehört, ist erfasst.

  2. Antwort aus dem Dokument

    Die Frage wird als Freitext gestellt; die Antwort entsteht aus dem Dokument in der Akte, und es wird angezeigt, aus welchem Dokument sie stammt.

  3. Fristenkontrolle

    Erwiderungs-, Einspruchs- und Verjährungsfristen werden aus dem Dokument ermittelt; nähert sich eine Frist, wird sie der zuständigen Person zugewiesen.

  4. Berechtigungstrennung

    Wer welche Akte sehen darf, ist auf Datensatzebene festgelegt; ein Dokument, das ein Nutzer nicht sehen darf, erscheint auch nicht in seiner Antwort.

  5. Archiv der Organisation

    Abgeschlossene Akten bleiben in derselben Ordnung; ähnliche Akten und früher erteilte Stellungnahmen werden im eigenen Archiv der Organisation gefunden.

  6. Personenbezogene Daten

    Personenbezogene Daten im Dokument werden markiert; die Aufbewahrungsfrist nach KVKK wird bei der Installation festgelegt, und nach Fristablauf erfolgt die Löschung.

02 /

Die Akte auf der Zeitachse

Die Dokumente liegen in einer einzigen Aktenordnung; eine Frage findet ihre Antwort im Dokument selbst, aus dem Dokument abgeleitete Fristen werden auf der Zeitachse eingetragen und bei Annäherung der zuständigen Person zugewiesen.
Aktenordnung — Antwort aus dem Dokument und FristenachseEine Prozessakte aus aufrecht stehenden Dokumentblättern: Die Frage geht in die Akte, die Antwort entsteht aus dem herangezogenen Dokument; die aus dem Dokument abgeleitete Frist wird auf der nach rechts verlaufenden Achse eingetragen. Die Achse ist qualitativ, kein Kalender.BERECHTIGUNGSGRENZENicht sichtbare Dokumente fehlen auch in der AntwortBEKANNTGABEFrist aus dem DokumentERWIDERUNGSFRISTEINSPRUCHVERJÄHRUNGbei Annäherung an ZuständigeB-01B-02B-03B-04FRAGEFreitextANTWORTQuelle: B-03 · Zustellungdie Antwort entsteht aus dem Dokument der AkteAKTE-01 · INDEXB-01VollmachtB-02SchriftsatzB-03ZustellungB-04AnlagenSCHEMA · AKTE UND FRIST

Aufbau der Prozessakte und Fristenkontrolle in einem Schema: die Dokumente der Akte, der Antwortfluss aus dem Dokument und die Fristenachse.

  • B-01: Vollmacht
  • B-02: Schriftsatz
  • B-03: Zustellung
  • B-04: Anlagen

FRAGE → ANTWORT — die Antwort entsteht aus dem Dokument der Akte. Berechtigungsgrenze: Nicht sichtbare Dokumente fehlen auch in der Antwort.

  1. Bekanntgabe
  2. Erwiderungsfrist
  3. Einspruch
  4. Verjährung

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